Popularmente conhecida como “nota fiscal mãe e filha” esta modalidade é, de forma simplificada, quando há uma grande remessa para exportação ou importação, de forma que os volumes não cabem em apenas um transporte. Dessa forma, a remessa tem que ser dividida em lotes para a locomoção e cada carregamento deve conter uma nota fiscal referente ao lote carregado. Porém, pelo fato de a importação ou exportação ser feita de uma única vez, existe uma nota fiscal “mãe” a qual será referenciada em toda nota fiscal “filha” para o transporte.

A “divisão” dessa nota maior em outras menores exige muita atenção e concentração pois erros nesse processo podem acarretar futuras dificuldades com o fisco. 

Pensando nisso o Sistema Gestor oferece uma ferramenta que interpreta uma planilha Excel, na qual as quantidades das notas filha podem ser facilmente controladas e importadas para o sistema GFaz NF-e que realizará a transmissão das Notas Fiscais Eletrônicas. A emissão da “nota mãe” deve ser a primeira, que irá gerar um ID que deve ser utilizado no campo “notas referenciadas” das notas filha.

Supondo uma carga que será dividida em 5 caminhões para transporte. Utilizando uma planilha modelo no Excel, podemos identificar as quantidades respectivas de cada carregamento, bastando apenas referenciar a nota fiscal mãe e importar a planilha para o sistema. Dessa forma, o software reconhece o campo “N° notas” e todas as notas fiscais de envio já permanecem vinculadas com a nota mãe. Após a importação, as notas já estarão prontas para a transmissão e em seguida já serão gerados os 5 DANFEs transmitidos. Esse cenário mostra uma ocasião na qual todas as notas serão emitidas uma única vez.

Em circunstância de emitir a nota em períodos mais espaçados, tendo como exemplo um único caminhão que faz várias viagens para o transporte da mercadoria, é possível proceder de duas maneiras. Uma delas é deixar a nota pronta no Excel. A outra é a utilização de um recurso do software chamado “salvar como” ou “duplicar nota”, no qual é gerada uma nova nota fiscal espelhando a nota inicial do primeiro transporte. À vista disso, tendo o exemplo citado, a cada saída do caminhão para o transporte, basta o usuário usar o recurso de “salvar como” e ajustar a quantidade da mercadoria nessa nova viagem.

O processo mencionado acima também se aplica para mercadorias retiradas do porto. Recebendo uma carga que não cabe em um único carregamento, emite-se a nota fiscal de entrada, identificada como nota mãe, com a quantidade total do volume e posteriormente é feito o processo de emissão de notas conforme a conveniência. Sendo possível emitir todas as notas de uma única vez ou emiti-las conforme a necessidade.

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